KPI або Key Performance Indicators (укр. ключові показники ефективності) — це система вимірювання діяльності, яка оцінює ефективність та успішність роботи персоналу. Система дозволяє відстежувати виконання поставлених цілей та контролювати працівників. KPI виражається у числовому вигляді та прив'язується до реальних метрик.
В залежності від напрямку роботи, KPI може змінюватися. Наприклад, для відділу продажів KPI може залежати від кількості продажів або середнього чека, а для відділу маркетингу — від обсягу залученого трафіку і кількості лідів. Керівництво самостійно визначає, на яких метриках засновувати KPI, а також встановлює значення, яких потрібно досягти. Оцінюючи KPI за результатами звітного періоду, керівництво робить висновок про те, наскільки успішно співробітники впоралися зі своїми завданнями.
Система KPI не користується популярністю серед звичайних працівників, тому що створює додатковий тиск на них. KPI може призвести до переробок та стресових ситуацій, коли працівник не встигає досягти поставленого значення. Для запобігання подібних проблем, впровадження KPI має бути максимально обґрунтованим. Найкраще для цієї системи підходять компанії з великим штатом співробітників, яких важко контролювати.
Перед впровадженням KPI, керівництво компанії має вирішити, чи дійсно їм це потрібно. Наприклад, треба зрозуміти, чи можна виміряти всі робочі процеси в числовому форматі. Після чого пояснити працівникам навіщо потрібна ця система і як вона вплине працювати компанії. Для мотивації персоналу, KPI часто прив'язують до фінансової винагороди, коли зарплата або премія залежить від набраних показників.
KPI має бути гнучким — це означає, що його можна коригувати за результатами звітного періоду. Дуже складно відразу точно оцінити можливості команди та підібрати реальні цілі. Деякі обставини, які впливають на KPI, можна просто не врахувати, або вони з'являться в процесі роботи. Також потрібно автоматизувати відстеження KPI, щоб працівники не витрачали час на звітність і керівництво могло відслідковувати прогрес самостійно. Якщо все зробити правильно, то KPI матиме позитивний ефект на роботу компанії:
- робота стане більш упорядкованою;
- персонал знатиме заради якої мети вони працюють;
- полегшується планування роботи;
- персонал отримає чесну оцінку своєї роботи;
- у працівників утворюється додаткова мотивація.
