РРО для інтернет-магазину у 2026 році: коли потрібен, як працює та які штрафи

Оплата карткою, переказ на IBAN, післяплата — для кожного способу є свої правила видачі чеків. Пояснюємо, коли інтернет-магазину потрібен РРО, які платежі можна приймати без нього та як організувати фіскалізацію замовлень.

Обов’язок видавати фіскальні чеки залежить насамперед від того, як покупець оплачує товар. За загальним правилом, для приймання готівки або оплати карткою через еквайринг потрібен реєстратор розрахункових операцій — РРО — чи його програмний аналог, ПРРО. Прямий банківський переказ на рахунок продавця за реквізитами IBAN не потребує застосування РРО. В одному магазині можуть поєднуватися кілька способів оплати, тому правила потрібно визначити для кожного з них.

Коли інтернет-магазину потрібен РРО або ПРРО

Інтернет-магазин має застосовувати РРО або ПРРО, коли проводить розрахункові операції та не підпадає під законодавчі винятки. Це правило поширюється на ФОП другої та третьої груп, підприємців на загальній системі, ТОВ. Невеликий дохід чи мала кількість замовлень самі по собі не звільняють від цього обов’язку.

Для продавця товарів розрахункова операція — це, зокрема, приймання готівки або оплати карткою через платіжний термінал чи інтернет-еквайринг. Таку операцію потрібно провести через РРО або ПРРО та надати покупцю фіскальний чек у паперовій або електронній формі. Саме цей процес називають фіскалізацією.

Наприклад, покупець оплачує замовлення карткою на сайті, а платіжний сервіс перераховує гроші на рахунок магазину. Продавець має сформувати фіскальний чек, хоча готівки він не отримував. Оплата карткою є безготівковою, але водночас належить до розрахункових операцій, які потребують РРО. Хибно орієнтуватися лише на те, що всі надходження видно в банківській виписці, — потрібно враховувати спосіб оплати.

Коли можна працювати без РРО

Для інтернет-магазину основна можливість працювати без РРО — приймати оплату прямими банківськими переказами за реквізитами IBAN. Покупець може зробити такий переказ кількома способами. Окремо законодавство передбачає звільнення для певних категорій підприємців, але вони не підходять для онлайн-торгівлі.

Переказ на рахунок за реквізитами IBAN

РРО не потрібен, коли продавець надає покупцю повні реквізити свого поточного банківського рахунку, а той самостійно переказує кошти за цими реквізитами. Наприклад, покупець відкриває в банківському застосунку оплату за IBAN, вводить дані магазину та підтверджує платіж. Такий переказ не слід плутати з оплатою карткою через еквайринг або переказом за номером картки продавця.

Оплата через касу банку

Продавцю не потрібно застосовувати РРО, коли покупець вносить готівку в касі банку для переказу на поточний рахунок магазину. У цій ситуації готівку приймає банк, а магазин отримує банківський переказ. Покупець використовує реквізити продавця, наприклад зазначені в рахунку на оплату.

Переказ через банківський термінал самообслуговування

Оплату за реквізитами рахунку через термінал самообслуговування, який належить банку, також можна приймати без РРО. Йдеться саме про банківський переказ на рахунок магазину. Звичайний POS-термінал, до якого покупець прикладає картку чи телефон, працює через еквайринг і під цей виняток не підпадає.

Діяльність ФОП першої групи

ФОП першої групи звільнені від застосування РРО, проте для інтернет-магазину цей виняток не підходить. Перша група дозволяє роздрібну торгівлю з торговельних місць на ринках та надання визначених побутових послуг населенню. Обрати її для роботи інтернет-магазину лише заради звільнення від РРО не можна.

Коли інтернет-магазину потрібно видавати фіскальний чек покупцю

Готівкові та карткові оплати за товари зазвичай потребують фіскального чека продавця, а прямі банківські перекази за реквізитами IBAN — ні. Для післяплати потрібно додатково врахувати умови договорів зі службою доставки та фінансовим посередником.

Детальніше про ці правила — у роз’ясненнях ДПС щодо оплати карткою та переказів на IBAN, переказів через касу банку та банківські термінали, продажів із післяплатою та оплати частинами.

Чим відрізняються РРО та ПРРО і що обрати

РРО — це окремий касовий пристрій, а ПРРО — програма, яка виконує ці функції та може працювати на комп’ютері, планшеті чи смартфоні. Обидва рішення реєструють розрахункові операції та формують фіскальні чеки. Для інтернет-магазину ПРРО більш доречний: не потрібно купувати касовий апарат, а за наявності інтеграції можна створювати чеки безпосередньо із замовлень.

ПРРО особливо зручний, коли менеджер обробляє замовлення онлайн. Наприклад, інтеграція Хорошопу з Checkbox дозволяє створити фіскальний чек зі сторінки обробки замовлення. Це скорочує ручне введення даних і допомагає уникнути помилок у назвах товарів та сумах.

Під час вибору ПРРО варто перевірити можливості автоматизації, умови підтримки та вартість потрібних функцій. Докладніше про принцип роботи та можливості таких сервісів читайте у статті про огляд програмних РРО.

Чи потрібен РРО при післяплаті

Для післяплати, зокрема через Нову пошту та NovaPay, потрібно враховувати договірну схему розрахунків і спиратися на практичний досвід підприємців.

Що вимагає ДПС і коли формувати чек

За роз’ясненням ДПС, коли доставку здійснює експедитор, тобто служба доставки, а оплату приймає окремий фінансовий посередник, наприклад NovaPay, продавець має сформувати фіскальний чек до відправлення товару. Паперовий чек вкладають у посилку або надсилають електронний варіас покупцю до чи під час передачі товару експедитору. У чеку відображають відстрочення оплати та безготівкову форму розрахунку.

Податкова розмежовує чек продавця на товар і чек фінансового посередника на переказ коштів. Другий підтверджує платіжну операцію, тому, за позицією ДПС, не замінює перший. Після зарахування післяплати на рахунок продавця додатковий чек на той самий продаж формувати не потрібно.

Що змінила судова практика

У постанові від 3 червня 2026 року у справі № 520/27700/25 Верховний Суд дійшов іншого висновку. Покупці не вносили передоплату продавцю, отримували товари через службу доставки, а кошти надходили продавцю від NovaPay у безготівковій формі. За цих обставин суд не визнав отримання коштів розрахунковою операцією продавця та залишив у силі скасування штрафу.

Це рішення дає правову підставу обґрунтовувати незастосування РРО за відповідної схеми повної післяплати. Водночас його не можна автоматично поширювати на замовлення з картковою передоплатою чи іншими умовами розрахунків. Перед прийняттям рішення щодо фіскалізації для таких випадків, варто проконсультуватися із податковим юристом, зіставити договори магазину та фактичний рух коштів.

Що робити, коли покупець не забрав посилку

Порядок дій залежить від того, чи сформував продавець фіскальний чек. Коли чек вже є, повернення товару потрібно відобразити через РРО або ПРРО на підставі первинного чека та документів служби доставки про повернення відправлення. Такий підхід ДПС описала, зокрема, в індивідуальній податковій консультації від 22 травня 2026 року. 

Коли магазин правомірно працював без власного фіскального чека, покупець нічого не сплатив і посилка повернулася, оформлювати чек на повернення коштів немає підстав. Повернення авансу — окрема ситуація, яку розглянемо в розділі про часткові платежі та повернення.

Створюйте інтернет-магазин на платформі Хорошоп та тестуйте всі можливості безкоштовно 7 днів

Залишити заявку

Як працює РРО при дропшипінгу та продажах через маркетплейси

Дропшипінг і продажі через маркетплейси самі по собі не звільняють від застосування РРО. Потрібно визначити, хто за договором продає товар покупцю, хто проводить розрахункову операцію та як надходить оплата. Сам факт відправлення товару зі складу іншої компанії не визначає, хто має видати чек.

Хто видає чек при дропшипінгу

Продавець, який приймає оплату карткою через свій інтернет-магазин, має фіскалізувати цю операцію, навіть коли товар відправляє постачальник. Наприклад, покупець замовляє рюкзак за 2000 грн і сплачує всю суму на сайті продавця. У такій схемі продавець формує чек на 2000 грн. Його розрахунки з постачальником — окрема операція, яка не зменшує суму чека покупця. Це випливає із загальної вимоги проводити розрахункову операцію на повну суму покупки.

Інша ситуація — магазин лише передає замовлення постачальнику, а той виступає продавцем і сам приймає оплату від покупця. Тоді відповідальність за фіскалізацію лежить на постачальнику. Винагорода посередника оформлюється окремо відповідно до договору. Тому перед початком роботи за моделю дропшишпінгу потрібно узгодити не лише відправлення товарів, а й документи для покупця та порядок повернень.

Хто відповідає за чек на маркетплейсі

Розміщення товару на маркетплейсі не означає, що майданчик автоматично видасть фіскальний чек замість продавця. Наприклад, на Rozetka є товари самої компанії та окремих продавців-партнерів. Коли маркетплейс надає майданчик для продажу, а магазин приймає оплату через підключений еквайринг, фіскалізацію має забезпечити магазин. За іншої схеми потрібно перевірити договір: від чийого імені здійснюється продаж, хто приймає оплату та який документ отримує покупець.

В який момент формувати фіскальний чек і як оформлювати повернення

Фіскальний чек оформлюють для розрахункової операції. Для передплати, доплати й повернення коштів потрібно враховувати спосіб платежу та документи, які магазин уже видав покупцю.

Коли видавати чек при передплаті та частковій оплаті

Повну передплату готівкою або карткою через еквайринг потрібно фіскалізувати на всю отриману суму. Відкладати формування чека лише через те, що товар відправлять пізніше, не можна. Для прямого банківського переказу за реквізитами IBAN діє виняток.

Під час оплати частинами продавець окремо оформлює кожний платіж, який є розрахунковою операцією. Наприклад, товар коштує 3000 грн: покупець сплачує карткою 1000 грн авансу, а під час самовивозу доплачує 2000 грн готівкою. Магазин формує чек на аванс, а під час остаточного розрахунку — чек із повною назвою та вартістю товару, врахованим авансом і сумою доплати. Повторно проводити всі 3000 грн як нову оплату не потрібно.

Аванс, отриманий прямим переказом на IBAN, не потребує окремого фіскального чека. Проте під час подальшої доплати готівкою або карткою цей аванс потрібно врахувати у фіскальному документі. Докладніше порядок описано в роз’ясненні ДПС щодо часткової оплати. 

Як оформити повернення товару або скасування замовлення

Повернення коштів за покупку, проведену через РРО або ПРРО, також потрібно відобразити через касу. Продавець оформлює документ на повернення з прив’язкою до первинного продажу. Видалення замовлення із сайту або зміна його статусу не скасовує вже сформований фіскальний чек.

Наприклад, покупець оплатив замовлення карткою, але до відправлення вирішив його скасувати. Магазин повертає отримані кошти через платіжний сервіс і окремо оформлює повернення в ПРРО. У разі повернення частини замовлення документ має стосуватися саме тих товарів і тієї суми, які повертають.

Для незабраної посилки, на яку продавець уже сформував чек, підставою для оформлення повернення є первинний чек і документи служби доставки, які підтверджують повернення. ДПС пояснює цей порядок у матеріалі «Покупець не забрав товар: коли через РРО або ПРРО оформити повернення».

Як підключити ПРРО для інтернет-магазину

Для початку роботи потрібно обрати сервіс, зареєструвати касу та електронні підписи відповідальних осіб, а потім налаштувати формування та надсилання чеків. Реєстраційні документи можна подати онлайн через Електронний кабінет платника податків.

1. Оберіть ПРРО. Перевірте сумісність із вашим сайтом, підтримку потрібних способів оплати, повернень та автоматичного надсилання чеків.

2. Отримайте КЕП. Електронний підпис потрібен для подання документів і роботи з касою. Визначте, хто буде оформлювати розрахункові операції.

3. Перевірте дані про господарську одиницю. Вона має бути взята на облік у ДПС за формою № 20-ОПП. За потреби подайте або оновіть інформацію про об’єкт, де використовуватиметься ПРРО.

4. Зареєструйте ПРРО та підписи касирів. Форму № 1-ПРРО подають для реєстрації програмної каси й отримання її фіскального номера. Форму № 5-ПРРО — для повідомлення про сертифікати електронних підписів або печаток, які використовуватимуться в ПРРО.

5. Налаштуйте касу та інтеграцію із сайтом. Перевірте назви товарів, ціни, податкові групи, способи оплати, права менеджерів і надсилання чеків.

6. Перевірте роботу в тестовому режимі. Пройдіть сценарії оплати, формування чека та повернення. Після перевірки переведіть інтеграцію в робочий режим.

Послідовність реєстрації описано в інструкції ДПС.

Як автоматизувати фіскалізацію на Хорошопі

На Хорошопі доступні інтеграції з Checkbox та Вчасно.Каса. Вони дозволяють формувати фіскальні чеки зі сторінки обробки замовлення. Для доступу до інтеграції з Вчасно.Каса потрібно звернутися до підтримки Хорошопу.

Для обраних способів оплати можна ввімкнути автоматичну фіскалізацію. Коли магазин отримує підтвердження оплати й статус замовлення автоматично змінюється на «Оплачено: Так», система надсилає запит до ПРРО. Менеджеру не потрібно створювати чек вручну. Окремо налаштовують надсилання чеків покупцям і закриття касової зміни. Порядок підключення та особливості обробки нічних оплат наведено в інструкції з автоматичної фіскалізації. Для післяплати момент створення чека потрібно узгодити з обраною юридичною схемою.

Які штрафи передбачені за порушення правил використання РРО у 2026 році

За непроведення розрахункової операції через РРО, проведення її на неповну суму або невидачу належного чека передбачено штраф 100% вартості проданих із порушенням товарів за перше порушення та 150% — за кожне наступне.

Це основні фінансові санкції за наведеними порушеннями. Повний перелік містить стаття 17 Закону № 265.

Перше порушення не означає першу перевірку. За роз’ясненням ДПС, кожен продаж без необхідного чека є окремим порушенням. Тому під час однієї перевірки податкова може застосувати 100% до першого встановленого випадку та 150% — до наступних.

Чи діють звільнення від штрафів під час воєнного стану

Воєнний стан не звільняє всі інтернет-магазини від відповідальності за порушення правил РРО. Спеціальне звільнення стосується порушень при продажу товарів і наданні послуг на тимчасово окупованих територіях, територіях активних або можливих бойових дій — у межах періодів, визначених законодавством. Воно не поширюється на порушення порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів.

Для застосування цього звільнення потрібно перевірити місце здійснення операцій, статус території та відповідні дати в чинному переліку. Детальні умови наведено в роз’ясненні ДПС щодо звільнення від відповідальності. Саме звільнення від штрафів не скасовує обов’язку застосовувати РРО там, де він передбачений законом.

З чого роботу з РРО в інтернет-магазині

Почніть із перевірки способів оплати, які пропонує ваш магазин. Для кожного визначте, чи потрібен фіскальний чек, хто його формує та коли покупець має його отримати. Окремо узгодьте порядок роботи з післяплатою, авансами та поверненнями — саме ці сценарії потребують найбільше уваги.

Після цього можна обирати ПРРО та налаштовувати інтеграцію із сайтом. На Хорошопі інтеграції з Checkbox і Вчасно.Каса допомагають формувати чеки із замовлень та автоматизувати фіскалізацію для обраних способів оплати. Перевірте налаштування на типових замовленнях, щоб менеджери розуміли порядок дій, а покупці вчасно отримували свої чеки.