Как создать корпоративную почту

Корпоративная почта — это не просто адрес на своем домене, а инструмент, который влияет на репутацию и безопасность данных бизнеса. Она помогает сохранить контроль над коммуникациями и выглядеть более авторитетно и надежно для партнеров и клиентов. В статье вы найдете обзор решений для корпоративной почты и советы для ее грамотного внедрения.
 

Электронная почта давно стала основным каналом деловой коммуникации. Однако разница между письмом с личного адреса и корпоративного — большая. В первом случае клиент сомневается, имеет ли дело с компанией, а во втором сразу видит профессионализм и серьезность бизнеса. Корпоративная почта не только формирует доверие, но и обеспечивает контроль над данными, безопасность переписки и стабильность в работе с клиентами.

Как внедрить корпоративную почту: два основных сценария

Есть два основных варианта организации корпоративной почты. Первый — настроить собственный сервер и полностью контролировать систему внутри бизнеса. Второй — пользоваться облачным сервисом, где все технические вопросы берет на себя провайдер.

Собственный почтовый сервер

Этот вариант предполагает, что компания самостоятельно настраивает и поддерживает почтовый сервер. Это может быть локальное оборудование в офисе или арендованный сервер в дата-центре. В этом случае все программное обеспечение для почты развернуто под полным контролем ИТ-отдела компании.

Преимущества:

• полный контроль над данными — все письма сохраняются на сервере компании;

• гибкие настройки — можно создать собственные правила хранения, фильтрации и безопасности;

• соответствие требованиям регуляторов — для банков или госучреждений такой вариант иногда является обязательным.

Недостатки:

• высокая стоимость — финансовые вложения в оборудование, программное обеспечение, администрирование;

• необходимость в постоянной самостоятельной поддержке — нужны ИТ-специалисты для обновлений, резервного копирования, защиты от взломов;

• сложность масштабирования — подключить новых пользователей или увеличить хранилище можно только за счет дополнительных существенных затрат.

Собственный сервер целесообразен в основном для крупных организаций, у которых есть свой ИТ-отдел и ряд специфических требований к хранению данных. Для малого и среднего бизнеса такой путь может быть слишком сложным и дорогостоящим.

Облачный сервис

Второй вариант — воспользоваться услугами внешнего провайдера электронной почты. Наиболее распространенные сервисы — Google Workspace, Microsoft 365. В этом случае бизнес арендует готовую инфраструктуру и управляет всеми процессами настройки полностью в онлайн-режиме.

Преимущества:

• простой запуск — достаточно зарегистрироваться и подключить свой домен;

• отсутствие сложной поддержки — за серверы, обновления и защиту отвечает провайдер;

• масштабируемость — можно быстро добавлять новые ящики или увеличивать хранилище с относительно невысокими затратами.

Недостатки:

• полная зависимость от работы провайдера — если сервис временно недоступен, email-коммуникация останавливается;

• данные хранятся у сторонней компании — для некоторых организаций это может быть проблемой из-за требований к конфиденциальности.

Облачные решения лидируют на рынке корпоративной почты. Статистика подтверждает этот тренд. Например, среди пользователей Microsoft Exchange около 76% ящиков развернуто на облаке, и лишь 24% остаются на локальных серверах. Компании мигрируют с собственных серверов на платформы, такие как Microsoft 365 или Gmail благодаря более низким затратам и простоте управления ящиками. Использование облачного сервиса сегодня преобладает как более гибкий, доступный и надежный способ внедрить корпоративную почту.

Обзор популярных облачных решений для корпоративной почты

Google Workspace

Google Workspace — один из самых популярных сервисов для корпоративной почты. Он позволяет создавать адреса на собственном домене через Gmail, а также предоставляет доступ к другим инструментам Google: Диску, Документам, Таблицам, Календарю, Meet и чатам. Это фактически готовое рабочее онлайн-пространство, где почта сочетается с инструментами для командной работы.

Что получает бизнес:

• надежный почтовый ящик с фильтрами спама и удобным интерфейсом;

• функции защиты — двухфакторная аутентификация, политика доступа, предотвращение потери данных;

• простая настройка даже без технических знаний — Google дает пошаговые инструкции;

• возможность перенести данные со старых почтовых ящиков.

Стоимость:

• Business Starter — €6 за пользователя в месяц (30 ГБ хранилища, видеовстречи до 100 участников);

• Business Standard — €12 за пользователя в месяц (2 ТБ памяти, дополнительные инструменты безопасности и переноса данных);

• Business Plus — €21 за пользователя в месяц (5 ТБ, сервис для сохранения, архивирования и поиска данных, расширенные функции безопасности и управления).

Для крупных компаний доступны индивидуальные тарифы Enterprise.

Как подключить:

Необходимо иметь собственный домен. После регистрации в Google Workspace достаточно подтвердить права на домен в DNS-записях и создать первую учетную запись администратора. Затем можно добавлять других пользователей и работать.

Microsoft 365

Microsoft 365 — это облачный пакет от Microsoft, в который входит корпоративная почта на базе Exchange Online. Адреса @company.com работают через Outlook, а вместе с почтой пользователи получают набор привычных офисных программ и инструментов для сотрудничества.

Что получает бизнес:

• переписку в Outlook с календарем, задачами и интеграцией с Teams;

• классические программы Office в веб- или настольной версии;

• облачное хранилище для хранения файлов;

• инструменты безопасности — многофакторная аутентификация, фильтры спама и защита от вредоносных вложений.

Стоимость:

• Business Basic — $6 за пользователя в месяц (система управления идентичностью и доступом для 300 пользователей, почта объемом 50 ГБ, мобильные и веб-версии Office, 1 ТБ в облачном хранилище на пользователя, круглосуточная поддержка);

• Business Standard — $12.50 за пользователя в месяц (все возможности Basic, дополнительно десктопные версии программ Office, расширенные инструменты для совместной работы);

• Business Premium — $22 за пользователя в месяц (расширенная безопасность, расширенное управление доступом).

Как подключить:

Необходимо зарегистрироваться на сайте Microsoft 365 для бизнеса, выбрать тариф и добавить свой домен. После подтверждения прав создаются учетные записи пользователей. Почта доступна через веб-версию Outlook или приложения для компьютеров и смартфонов. Поддерживается также миграция со сторонних сервисов.

Zoho Mail

Zoho Mail — сервис, популярный среди малого бизнеса благодаря доступной цене использования для небольших команд. Он входит в экосистему Zoho Workplace, где почта сочетается с календарем, заметками и базовыми офисными инструментами.

Что получает бизнес:

• возможность создать корпоративные адреса на собственном домене;

• удобный веб-интерфейс и мобильные приложения;

• интеграцию с продуктами Zoho — документами, таблицами, менеджером проектов и другими;

• инструменты безопасности и администрирования.

Стоимость:

• Mail Lite — €0,90 за пользователя в месяц (5 ГБ хранилища почты на пользователя, ИИ-функции, eWidget и пространство для разработчиков);

• Workplace Standard — €2,70 за пользователя в месяц (30 ГБ хранилища почты на пользователя, 100 ГБ хранения файлов для команды, менеджер паролей, инструменты для совместной работы);

• Mail Premium — €3,60 за пользователя в месяц (50 ГБ хранилища почты и 50 ГБ для хранения файлов на пользователя, управление мобильным доступом, улучшенная защита от потери данных);

• Workplace Professional — €5,40 за пользователя в месяц (100 ГБ хранилища почты и 100 ГБ для хранения файлов на пользователя, 1 ТБ хранилища для команды, управление мобильным доступом, улучшенная защита от потери данных, расширенные инструменты для совместной работы).

Как подключить:

Необходимо иметь свой домен. После регистрации на сайте Zoho нужно подтвердить права на него в DNS-записях и создать первую учетную запись администратора. Далее можно добавлять пользователей и настраивать почту.

Корпоративная почта от хостинг-провайдеров

Многие компании, предоставляющие услуги хостинга сайтов, дополнительно предлагают и создание почтовых ящиков на домене компании. Управление обычно происходит через стандартную панель в кабинете пользователя хостинга. Это простой способ быстро создать корпоративный адрес без отдельных сервисов.

Преимущества:

• дешево или бесплатно — создание нескольких корпоративных ящиков часто входит в тариф пользования услугами хостинг-провайдера;

• простая настройка непосредственно через панель управления хостингом;

• удобно для небольших компаний и стартапов, для которых в приоритете скорость и доступность.

Недостатки:

• ограничения по объему памяти и количеству отправленных писем;

• невысокая защита от спама по сравнению со специализированными сервисами электронной почты;

• часто отсутствие дополнительных инструментов для командной работы;

• техподдержка обычно присутствует, но ограничена, поскольку основной фокус провайдера — именно хостинг сайтов.

Возможности корпоративной почты — объем хранилища, количество пользователей, инструменты настройки, дополнительные сервисы для командной работы — зависят непосредственно от выбранного хостинг-провайдера. Такой вариант подойдет на старте работы или для малого бизнеса, где почта используется не очень активно. С развитием компании может возникнуть необходимость в специализированном сервисе вроде Google Workspace или Microsoft 365.

Почему корпоративная почта важна для безопасности бизнеса

Взлом электронной почты является одним из самых распространенных видов действий злоумышленников. По статистике, более 90% атак начинаются именно с фишингового письма. Это может привести к утере данных и финансовым потерям компании. Поэтому корпоративная почта важна не только с точки зрения имиджа, но и для защиты бизнеса. Основные угрозы:

• фишинг — поддельные письма, которые выманивают пароли или данные карт;

• вирусы и вредоносные вложения, которые могут заблокировать работу всей компании.

Как корпоративная почта защищает бизнес

1. Фильтры и алгоритмы безопасности. Gmail и Outlook постоянно обновляют системы выявления мошеннических писем и фильтруют большинство угроз.

2. Проверка домена. Технологии SPF, DKIM и DMARC подтверждают, что письма действительно отправлены с вашего домена, а не от имени злоумышленников.

3. Централизованное управление. Администратор может отключить доступ уволенному сотруднику, сохранить его корпоративную переписку и контролировать политику паролей.

4. Двухфакторная аутентификация. Подтверждение входа с помощью кода, отправленного в SMS или мобильное приложение, защищает учетную запись даже тогда, когда злоумышленник узнал пароль.

5. Резервное копирование и архивирование. В облачных сервисах данные хранятся в нескольких дата-центрах, а функции вроде Google Vault или Exchange Online Archiving позволяют сохранять копии писем для юридических целей.

Даже современные технологии не гарантируют безопасность данных, если сотрудники неосторожно открывают подозрительные письма. Поэтому бизнесу стоит дополнительно информировать работников: как распознать мошенническое письмо и что делать в случае подозрительного сообщения.

Советы по внедрению корпоративной почты

Оцените масштабы бизнеса

Малому и среднему бизнесу не нужен свой почтовый сервер — дешевле и проще подключить облачный сервис. Собственная инфраструктура целесообразна обычно для крупных компаний с сотнями пользователей и высокими требованиями к хранению данных.

Сравните возможности сервисов

Оцените удобство интерфейса для вашей команды, качество функций поиска и фильтрации в ящиках, доступные инструменты для совместной работы, а также надежность защиты от спама и фишинга. Важным критерием является интеграция с другими бизнес-системами: CRM, инструментами для управления задачами или облачными хранилищами. Чем больше сервис соответствует вашим рабочим процессам, тем проще команда сможет адаптироваться и получить пользу от перехода на корпоративную почту.

Обратите внимание на локализацию и поддержку

Google и Microsoft полностью локализованы на украинский язык. У меньших сервисов перевод может быть неполным, а поддержка — работать с задержкой. Для бизнеса эти факторы важны, ведь, например, в случае технических сбоев скорость реагирования сотрудников сервиса может быть критичной для бесперебойной работы компании.

Проверьте уровень безопасности

Убедитесь, что выбранный сервис поддерживает современные методы защиты: двухфакторную аутентификацию для всех пользователей, регулярное резервное копирование писем, возможность восстановления доступа при утере пароля. Важно, чтобы провайдер имел современные фильтры от спама и мошеннических сообщений. Обратите внимание на инструменты для администраторов — возможность быстро отключить учетную запись уволенного сотрудника или просмотреть историю входов в систему.

Продумайте структуру адресов

Создайте универсальные адреса для отделов: info@, sales@, support@. Персональные адреса стоит делать в формате имя.фамилия@домен — это понятно клиентам и не привязано к личным никнеймам. Определите правила передачи почты при увольнении сотрудников.

Используйте весь пакет возможностей

Многие компании покупают подписку на облачный сервис только ради почты. Однако он обычно имеет множество других полезных инструментов: облачные хранилища, чаты, видеовстречи. Ознакомьте команду со всеми возможностями — это поможет повысить эффективность корпоративного взаимодействия.

Учтите развитие бизнеса

С ростом компании количество почтовых ящиков и объем сохраненных данных будет увеличиваться. Еще на старте стоит проверить, насколько легко выбранный сервис позволяет добавлять новых пользователей и переходить на другой тариф, а также как изменится стоимость использования. Кроме этого, продумайте резервные решения. Периодически экспортируйте важные письма и контакты в дополнительное хранилище, чтобы в случае сбоя не потерять данные.

Вывод

Создание корпоративной почты позволяет бизнесу унифицировать корпоративную коммуникацию, снизить риски потери данных и повысить доверие партнеров и клиентов. Выбор решения зависит от масштаба и потребностей компании, а также требований к безопасности. Для малого и среднего бизнеса, как правило, достаточно возможностей облачных сервисов. Собственный сервер остается актуальным для крупных организаций, которым важно иметь максимальный контроль над информацией. В любом случае корпоративная почта позволяет снизить риск компрометации данных и утраты переписки, упорядочить управление учетными записями сотрудников и получить другие полезные инструменты для улучшения ежедневной командной работы.